Valstar Simonis: Grote stappen worden in kleine stapjes opgesplitst

Bij advies- en ingenieursbureau Valstar Simonis stond continue verbetering altijd al hoog op de agenda. Dankzij een meting van het HPO Center kreeg directeur Theo de Boer beter zicht op waar hij zich hierbij kan focussen.

“Bij een organisatie zijn er altijd zaken die beter kunnen”, zegt De Boer. “Wij zijn bijvoorbeeld al enige tijd bezig met het verbeteren van onze interne en externe communicatie. Onze mensen leren doorvragen om erachter te komen wat de klant écht wil, of ze krijgen coaching bij het maken van een presentatie of het voeren van moeilijke gesprekken. Ook het verbeteren van onze werkprocessen krijgt veel aandacht.”

“Je eigen organisatie en processen tegen het licht houden en dat wat je daarbij opmerkt bespreekbaar maken, is een belangrijk onderdeel van een goede bedrijfsvoering”, zo luidt de overtuiging van De Boer. En die visie sluit naadloos aan bij een van de vijf HPO-succesfactoren: continue verbetering en vernieuwing. Vandaar dat de interesse van de directeur van het ingenieursbureau gewekt werd toen hij hoorde over de onderzoeksmethodiek van het HPO Center.

“Hun wetenschappelijke benadering spreekt me aan. Op basis van heel veel data worden organisaties naast elkaar gelegd, waardoor je een betrouwbare benchmark krijgt. Zo weet je hoe jij functioneert ten opzichte van andere, goed presterende organisaties. Daarnaast heb ik vertrouwen in de vijf pijlers waar het HPO Center zich op richt. Ik denk inderdaad dat je op die vlakken het verschil kunt maken.”

Het HPO Center deed een meting bij het ingenieursbureau. 75 procent van de 80 medewerkers vulde de enquête in. “Wij hebben heel actief mensen geprobeerd enthousiast te maken”, verklaart De Boer het hoge aantal reacties. “We hebben geprobeerd duidelijk te maken dat we graag wilden dat iedereen meedeed. Het helpt daarbij natuurlijk wel dat we een kleine organisatie zijn, je kunt iedereen redelijk goed bereiken.”

Het resultaat van de meting was naar verwachting: een 6,8. “De meeste gebieden die aandacht behoefden sloten aan bij wat wij al dachten. Zoals het vereenvoudigen van onze werkprocessen en het nog beter uitwisselen van kennis. Maar er waren ook wel wat verrassingen”, zegt De Boer. “Mensen ervaren het bijvoorbeeld als heel positief dat de mensen in het management al heel lang bij de organisatie werken. Ik had er nooit zo over nagedacht dat dat voor werknemers belangrijk kon zijn.”

Bij Valstar Simonis wordt nu hard gewerkt aan het vervolg op de HPO-diagnose van het HPO Center. “Wij hebben de resultaten met het managementteam besproken”, vertelt De Boer. “Nu willen we ze in groepjes van tien tot vijftien personen met de hele organisaties gaan bespreken. Iedereen heeft aan het onderzoek meegewerkt, dus iedereen heeft ook recht op terugkoppeling. We hopen bij die verdere bespreking ook input te krijgen over hoe we met die verbeterpunten aan de slag kunnen gaan.”

Het liefst maakt de directeur van Valstar Simonis zo snel mogelijk een High Performance Organisatie. In de praktijk blijkt dat de grote stappen die hij wil nemen in kleine stapjes opgesplitst moeten worden. Die moeten op basis van input uit de hele organisatie gezet worden.

De Boer is ervan overtuigd dat die input er gaat komen. “En zo niet, dan heb ik zelf ook nog wel een paar ideeën over wat we beter kunnen doen”, lacht hij. Zo moeten projecten die de ingenieurs ontwerpen aan veel kwaliteitsnormen voldoen. “We moeten proberen ervoor te zorgen dat die normen geen onnodige ballast zijn, maar dat ze mensen kunnen helpen bij hun werk. Daarvoor moeten we onze werkprocessen beter inrichten.”

Aan een verbeterslag op het gebied van communicatie werd al hard gewerkt, maar ook dat kan nog beter, zegt De Boer. “Het delen van kennis en informatie is een belangrijk aspect van ons werk. We zijn nu op zoek naar ICT-oplossingen waarmee we dat nog efficiënter kunnen doen. En we willen een soort interne Googledienst ontwikkelen, zodat mensen nog eenvoudiger weten bij wie ze terecht kunnen wanneer ze een vraag over een bepaald onderwerp hebben.”

“We focussen ons nu op de onderdelen waar we minder goed op scoren”, zegt De Boer. “We willen eerst de zesjes omhoog brengen voor we van de onderdelen waar we al hoog op scoorden een 8,5 gaan maken. Het is namelijk belangrijk om ook balans tussen de verschillende onderdelen te hebben. Alleen op die manier kun je over de volledige breedte een betere organisatie worden.”

Reactie HPO-expert Alex Meingast op de Valstar Simonis case

Valstar Simonis is een organisatie die voor ons een belangrijk punt binnen het HPO-gedachtegoed hoog in het vaandel houdt: ze werken heel gedisciplineerd aan datgene dat er echt toe doet om te verbeteren. Met grote interesse en aandacht heeft het management van dit ingenieursbureau het HPO-gedachtegoed en de resultaten van de HPO-diagnose tot zich genomen en doorgrond. Vervolgens zijn ze gerichte stappen gaan ontwikkelen én maken die passen bij de organisatie. Wat daarbij vooral opvalt is dat de organisatie zeer consequent vasthoudt aan de gemaakte keuzes. Met regelmaat melden zij zich weer bij het HPO Center met vragen over de uitkomsten van de HPO-diagnose. Alles ter verduidelijking en verdere aanscherping met als doel steeds weer stappen vooruit te kunnen maken. Wat ons daarbij zeer aanspreekt is dat zij hun sterke analytische kant weten te combineren met aandacht voor mensen. Het stabiele en integere management weet zo de sfeer van een familiebedrijf te behouden.