Performance Management Analyse: Prestatiegericht gedrag in de zorg

13 jaar geleden

door André de Waal en Lilian Kolker (HPO Center) en Rob van der Hulst (Sint Jacob)

MANAGEMENT SUMMARY: Performance Management Analyse helpt zorgorganisaties op weg naar een High Performance Zorgorganisatie

Verplichte externe rapportages zijn maar beperkt toepasbaar voor interne sturing.
Veel prestatie-indicatoren brengen intern weinig verandering teweeg.
Het meten en rapporteren van succesfactoren en prestatieindicatoren is cruciaal voor een goede prestatie.
Meer rekening moet worden gehouden met de gedragsaspecten van Performance Management.
De analyse laat zien in hoeverre de organisatie is afgestemd op de gewenste prestaties en hoe prestatie-gedreven de medewerkers zijn.
Bij zorgorganisatie Sint Jacob is de kwaliteit van dienstverlening structureel verhoogd na invoering van Performance Management Analyse.

Wilt u weten hoe u de prestaties van uw organisatie kunt verbeteren met de Performance Management Analyse? Neem contact op met Lilian Kolker, Director Healthcare (kolker@hpocenter.com – 035 – 603 7007).

Verplichte rapportages om prestaties te meten, zoals de Normen Verantwoorde Zorg en de CQ-index, moeten inzicht geven in de kwaliteit. Zorgorganisaties vinden dat de gegevensverzameling onvoldoende bijdraagt aan sturing en organisatieverbetering. Managementrapportage kan beter met een Performance Management Analyse. Zorgaanbieder Sint Jacob heeft zijn Performance Management Analyse aangepast om extern beter inzicht te kunnen geven in de kwaliteit van zorg en intern beter te kunnen sturen en verbeteren.

Bij het implementeren van een Performance Management Analyse blijkt dat veel prestatie-indicatoren voornamelijk gemeten worden voor de externe verantwoording. Het Performance Management Analyse Systeem wordt niet gebruikt om de organisatie en de geleverde zorg te verbeteren. Verhoging van de zorgkwaliteit wordt veelal gezocht in verbetering van structuren en regels. Onderzoek naar prestatiemanagement wijst op de belangrijke rol van veranderend gedrag. In het prestatiemanagementproces wordt gestuurd door missie, strategie en doelstellingen te bepalen en te vertalen naar de onderliggende organisatieniveaus. Het proces wordt meetbaar gemaakt door kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren. Door de regelmatige rapportage is snelle bijsturing mogelijk. Met de Performance Management Analyse (PMA) kan een organisatie bepalen in hoeverre organisatiestructuur, meetsysteem en het gedrag van managers en medewerkers zijn afgestemd op de gewenste prestaties. De analyse maakt helder waar de organisatie goed scoort en waar mogelijkheden liggen tot verbetering van het prestatiemanagement. De negen aspecten van prestatiegedrevenheid en prestatiemanagement worden gewaardeerd op een schaal van 1 tot 10 in een zogenoemd Performance Management Analyse-radardiagram. Als een organisatie voor alle criteria van een aspect alle best practice methoden toepast, wordt een 10 gescoord. Om van een prestatiegerichte organisatie te kunnen spreken, moeten beide kanten van het diagram in balans zijn; de organisatie moet als eerste de ‘deuken’ in het diagram wegwerken. Vervolgens is de vraag hoe ver zij wil en kan opschuiven richting de 10.

Onderzoek bij bijna 600 organisaties laten zien dat een hogere score op de PMA-aspecten gerelateerd zijn aan betere organisatieprestaties. Het is dus absoluut de moeite waard om in uw organisatie te werken aan verbetering van structuur- en gedragsfactoren van prestatiemanagement. Het Performance Management Systeem van organisaties in het care-netwerk zit over het algemeen goed in elkaar, in ieder geval beter dan bij de gemiddelde publieke organisatie; vooral wat betreft de structuurkant. Bestuurders in het care-netwerk hebben de laatste jaren veel aandacht besteed aan het opzetten van een goed Performance Management Systeem, maar het gewenste resultaat blijft vaak nog uit. Een struikelblok blijkt het verschil in de verplichte externe en gewenste interne rapportages; er blijft te weinig tijd over om het maximale uit de verkregen prestatie-informatie te halen. Op de werkvloer wordt de informatie nog te weinig gebruikt bij aansturing, onderlinge communicatie en het ondernemen van actie. Daarnaast draagt het (voorbeeld)gedrag van managers niet altijd bij aan prestatiegedrevenheid. Veel managers hebben de neiging in hun kantoor te zitten met de cijfers, in plaats van op de werkvloer rond te lopen en een gesprek aan te gaan met medewerkers. Dit laatste zorgt voor een lage score aan de gedragskant van het Performance Management Analyse radardiagram. Wanneer…

Lees het gehele artikel ‘Prestatiegericht gedrag in de zorg’ uit ZM Magazine hier in PDF.

Het HPO Center verzorgt regelmatig inspiratiesessies, workshops en lezingen rond succesvol samenwerken, prestatieverbetering en High Performance Leiderschap. Heeft u interesse, vragen of wilt u meer weten over wat het HPO-raamwerk voor uw organisatie kan betekenen? Neemt u dan contact op met Chiel Vink (T. 035-6037007).