HPO in de praktijk
De sportsector is van enorme waarde voor de Nederlandse samenleving. Niet alleen is deze sector economisch gezien een van de snelst groeiende van de afgelopen jaren, ook sportief gezien speelt hij een steeds belangrijkere rol in de drang naar een betere gezondheid en meer beweging. Dit grote belang pleit voor een professionele aanpak in de gehele sector.
Een sportaccommodatie wordt altijd door meerdere partijen beheerd: de gemeente, die geen financiële verrassingen wil; een steeds veeleisender publiek; personeel dat een uitdagende werkkring zoekt; en sportverenigingen, die een groot maatschappelijk draagvlak hebben. Sportfondsen Groep N.V. wilde weten welke factoren een sportaccommodatie professioneel gerund en excellent maken, om met de geïdentificeerde factoren zijn accommodaties verder te kunnen verbeteren. Om de succesfactoren te achterhalen werd een zogenaamde ‘high performance organisation (HPO)-diagnose’ uitgevoerd bij een aantal Sportfondsen-accommodaties. Hierbij zijn concrete voorbeelden gevonden van sportmanagers die hun accommodaties gericht en blijvend verbeteren. Dit artikel bespreekt de belangrijkste bevindingen op zo’n manier dat ook andere sportaccommodaties ermee aan de slag kunnen, om zo een excellente accommodatie te worden.
De tijd waarin we leven
De wereld om ons heen is snel aan het veranderen. Sportaccommodaties zijn niet immuun voor die ontwikkeling: de versnelde individualisering waardoor mensen minder in groepsverband sporten; de veranderende demografie waardoor er steeds meer, al dan niet sportende, ouderen bij komen; de vele mogelijkheden die mensen tegenwoordig hebben om hun vrije tijd te besteden, waarbij een sportclub niet meer automatisch de eerste keuze is; de alom aanwezige en steeds beter wordende techniek die grote investeringen vereist in de sport- en recreatieaccommodaties; en de groeiende eco-sociale betrokkenheid waardoor mensen steeds hogere milieueisen aan accommodaties stellen. Al deze ontwikkelingen bezorgen heel wat managers van sportaccommodaties hoofdbrekens, want wat voorop blijft staan, is dat ze goed moeten blijven presteren. Dat wordt niet alleen van ze verwacht door de klanten, maar ook door de gemeenten, die meestal als grootste geldschieter fungeren. Het is dan ook geen wonder dat steeds meer accommodatiemanagers zich wenden tot het gedachtegoed van de high performance organisation (HPO) om daar de ideeën en voorbeelden te vinden die ze kunnen gebruiken om hun accommodatie te verbeteren. Een HPO is een organisatie die het zowel financieel als niet-financieel beter doet dan vergelijkbare organisaties over een periode van vijf tot tien jaar, en dat spreekt iedere manager aan.
Uit onderzoek naar high performance blijkt dat de volgende factoren doorslaggevend zijn voor het welslagen en excelleren van een organisatie.
- De eerste en belangrijkste HPO-factor is de kwaliteit van het management. Managers van een excellente organisatie worden gekenmerkt door integriteit, besluitvaardigheid, actiegerichtheid, prestatiegerichtheid, effectiviteit, zelfverzekerdheid en een sterke leiderschapsstijl. Ze zijn zogenoemde high performance individuals (HPIs): personen die zich in hun handelen en hun manier van werken laten leiden door principes van klantgerichtheid, kwaliteitsdenken en voortdurende verbetering, waardoor ze anderen inspireren om samen uitstekende prestaties te behalen.
- De tweede HPO-factor is de aanwezigheid van een open en actiegerichte organisatiecultuur. Een excellente organisatie stimuleert een interactieve interne communicatie (‘een open dialoog’) tussen organisatieleden, zodat vrije en continue verticale en horizontale informatie-uitwisselingen plaatsvinden.
- De derde HPO-factor is het langetermijndenken van de organisatie: continuïteit op de lange termijn gaat bij een HPO altijd vóór winst op de korte termijn.
- De vierde factor die bepaalt of een organisatie excellent is, is voortdurende verbetering en vernieuwing. De excellente organisatie heeft een strategie die de organisatie duidelijk onderscheidt van vergelijkbare concurrenten, en verbetert vervolgens voortdurend haar processen om die strategie te kunnen realiseren.
- De vijfde en laatste HPO-factor is de kwaliteit van de medewerkers. Medewerkers van een HPO willen verantwoordelijk worden gehouden voor hun resultaten, en willen geïnspireerd worden om uitzonderlijke resultaten te behalen. De resultaten van het HPO-onderzoek zorgen voor focus op de zaken die er echt toe doen en waaraan het management meer aandacht moet besteden.
De excellente accommodatie
Om de resultaten van het HPO onderzoek praktisch toepasbaar te maken, is de HPO-diagnose ontwikkeld. Die bestaat uit een vragenlijst die onder managers en medewerkers ter invulling wordt verspreid. De individuele scores worden vervolgens opgeteld en gemiddeld, en resulteren in een score per HPO-factor op een schaal van 1 (er is heel veel verbetering nodig) tot 10 (excellerend). Deze scores kunnen worden vergeleken met de gemiddelde HPO-scores in de sector en met de drie beste presteerders in de sector, om zo een beeld te krijgen van de relatieve prestatie van de onderzochte organisatie. De resultaten van de analyse en de vergelijking vormen de basis voor verbeterdiscussies binnen de organisatie en maken het mogelijk zeer gerichte verbeteracties te ondernemen. Op verzoek van de Sportfondsen Groep hebben drie toonaangevende accommodaties de HPO diagnose ingevuld, waarna bij twee accommodaties follow-up-interviews zijn gehouden.
Figuur 1 (zie bijlage in PDF) laat de gemiddelde scores van de drie participerende accommodaties zien, in vergelijking met kleine organisaties (minder dan honderd medewerkers) en de gemiddelde scores van een HPO. Figuur 1 toont aan dat de drie participerende Sportfondsen-accommodaties op drie van de vijf HPO-factoren hoger presteren dan kleine Nederlandse organisaties. Hierbij moet worden aangetekend dat kleinere organisaties over het algemeen hoger scoren dan grote organisaties op de HPO-schaal. Dit betekent dat, alhoewel de participerende accommodaties nog geen HPO zijn (want ze halen de 8,5 nog niet), ze alleszins goed presteren en de potentie hebben om een HPO te worden. Om dit proces te bevorderen is tijdens de interviews gericht gevraagd naar de dingen die de managers van deze accommodaties doen om hun accommodaties continu te verbeteren. De meest interessante ideeën worden hierna beschreven.
Managementkwaliteit
Managers van goed presterende sportaccommodaties zijn inspirerend voor hun mensen. Hun leiderschapsstijl brengt met zich mee dat ze iedere dag als een uitdaging zien om iets te leren en het beter te doen, en ze weten deze aanstekelijke houding inspirerend over te brengen op hun mensen. Daarbij zijn zij goed benaderbaar voor hun mensen: ze zijn vaak zichtbaar aanwezig in de accommodatie, spreken regelmatig medewerkers aan en maken een praatje met hen, om zo niet alleen de dingen van alledag te horen maar ook problemen en issues die eventueel op de werkvloer leven. Daarnaast zijn ze duidelijk naar hun medewerkers toe. Zo maken ze een kernachtige taakverdeling (wie waar verantwoordelijk voor is), geven ze medewerkers verantwoordelijkheid voor het goed uitvoeren van die taken, en houden ze zich strikt aan zowel die taakverdeling als de toegewezen verantwoordelijkheden. Ze gaan dus niet door eerdere gemaakte afspraken heen managen, zelfs al zou dit op korte termijn bepaalde zaken versnellen. Als een bepaalde werknemer verantwoordelijk is voor het werkrooster, past een excellente manager dus niet eigenhandig dat rooster aan.
Medewerkerkwaliteit
Binnen een goed functionerende sportaccommodatie laten managers hun medewerkers niet ‘aanmodderen’….
Download hier het gehele artikel: Hoe ziet de excellente sportorganisatie eruit.