Kennisuitwisseling: HPO factor Openheid en Actiegerichtheid

11 jaar geleden

Kennisuitwisseling (kenmerk binnen HPO Factor: Openheid & Actiegerichtheid) wordt gedefinieerd als ‘de activiteit waarin het begrip over een onderwerp wordt uitgewisseld met andere mensen’. Kennis wordt beschouwd als een van de waardevolste bezittingen van hedendaagse organisaties omdat dit het nodige omvat: best practices en best ideas, routines, geleerde lessen, methoden om problemen op te lossen en creatieve processen die erg lastig zijn te repliceren. Mensen in een HPO delen daarom ook actief informatie, kennis en best ideas met iedereen in de organisatie. Het management zorgt ervoor dat er een infrastructuur en een goed fundament voor het delen van kennis in de organisatie is. Zo kunnen de kennis en best ideas in de hele organisatie woorden verzameld en verspreid, waardoor een efficiënt proces van kennisuitwisseling ontstaat. Daarnaast cultiveren en gebruiken HPO-managers bewust nieuwe ideeën en kennis van alles en iedereen binnen de organisatie. Ze doen dit door het belang te bevestigen van laterale, afdelingsoverschrijdende, functie-overschrijdende en hiërarchie-doorbrekende kennisuitwisseling binnen de organisatie. Dit is belangrijk omdat onderzoek heeft aangetoond dat grenzen binnen een organisatie (bijvoorbeeld bedrijfseenheden, functies, locaties) een negatieve invloed hebben op wie met wie contact heeft. Medewerkers die werkzaam zijn op dezelfde afdeling, dezelfde functie hebben of op hetzelfde kantoor werken, communiceren met een gemiddelde dat duizend keer hoger ligt dan twee mensen die niet binnen dezelfde grenzen werken en die geografisch van elkaar gescheiden zijn! Dus als managers niet gericht bezig zijn met een regelmatige kennisuitwisseling en het delen van ervaringen, lopen ze het risico dat de organisatie verandert in een verzameling losse onderdelen.

Omdat we continu op zoek zijn naar het allerbeste voor onze klanten, wordt er veel heen en weer gepraat tussen de teams en met onze klanten. Er vindt veel interactie plaats, er wordt om advies gevraagd en kennis uitgewisseld. Nieuwe medewerkers hebben nogal eens moeite om daarmee om te gaan, omdat ze het niet gewend zijn. Bij hun vorige bedrijf zaten ze alleen in een kamertje briljant te wezen en probeerden ze problemen helemaal alleen op te lossen, terwijl niemand hun fouten kon zien. En dát staat bij ons centraal: je kunt hier je fouten niet verhullen. Je moet je kwetsbaar opstellen en ook niet aarzelen hulp te vragen als je die nodig hebt. En als je dan toch met veel bravoure aankondigt iets alleen op te zullen lossen en vervolgens niet over de brug komt, dan heb je een probleem en moet je de gevolgen daarvan dragen. Maar omdat je helemaal niet op die manier hoeft te werken, is iedereen bereid om jou te helpen en ook bereid om jouw hulp te aanvaarden.

—

Ideeën om aan de slag te gaan om kennisuitwisseling te stimuleren

Het effectief delen van kennis vraagt om een actief gemanaged proces, wat in dit geval ‘kennismanagement’ wordt genoemd. Dit wordt gedefinieerd als een strategie of een raamwerk van systemen die ontworpen zijn om de organisatie te helpen bij het ontwikkelen, vergaren, analyseren, toepassen en hergebruiken van kennis om zo concurrentievoordeel te bewerkstelligen. Om in uw organisatie met kennismanagement te beginnen, moet u de volgende drie processen implementeren:

Kennis vergaren, waarbij nieuwe informatie wordt ontwikkeld en verzameld, gefilterd, geïnterpreteerd en geïntegreerd met bestaande kennis.
Kennisverspreiding, waarbij kennis wordt overgedragen aan de doelontvangers om te verwerken en zo betere prestaties te behalen, waarna de kennis verder wordt gedeeld tussen verschillende ontvangers.
Ontvankelijkheid voor kennis, waarbij mensen actie ondernemen als reactie op de vergaarde, gefilterde en geïnterpreteerde kennis. Omdat kennis de enige hulpbron is die vermeerdert als deze gebruikt wordt, is dit proces erg belangrijk om voortdurend de toegevoegde waarde te vergroten bij activiteiten als het continu innoveren van producten, processen en diensten. Deze activiteiten zorgen voor nieuwe bronnen voor het ontwikkelen van een concurrentievoordeel. Hoe meer kennismanagement wordt toegepast, des te waardevoller het wordt voor de organisatie en haar mensen.

Voor de leerprocessen en het uitwisselen van kennis tussen de verschillende SABMiller-eenheden gebruiken wij een combinatie van methoden. Soms stellen we dat bepaalde processen zo belangrijk zijn dat ze binnen alle bedrijfseenheden op dezelfde manier gedaan moeten worden. Door onze gedecentraliseerde structuur gebeurt dat echter niet heel vaak en het is misschien ook beter om het te beschouwen als het delen van bepaalde processen dan het delen van kennis. Daarnaast hebben wij portals op ons intranet. Zo zijn bijvoorbeeld onze internationale normen voor het brouwproces te vinden op het technische portal. Ze zijn voor iedereen in te zien, dus als u wilt weten wat onze normen zijn op het gebied van gistmanagement, of als u de specificaties voor onze flessen wilt inzien, kunt u ze daar vinden. We hebben ook een marketingportal. Als er bepaalde goede suggesties zijn over marktsegmentatie, dan zijn die beschikbaar. Mensen kunnen ook zelf bijdragen en meedoen aan een internetchat, zodat ze in contact kunnen komen met andere mensen die iets hebben ontwikkeld. Het delen van kennis vindt ook plaats op functionele forums. Zo heeft de marketingdirecteur een zogeheten Marketing Directors Forum in het leven geroepen, dat eens in de vier maanden plaatsvindt en waar alle Europese marketingdirecteuren samenkomen om te praten over processen die veralgemeniseerd moeten worden, of over veelvoorkomende problemen die ze tegenkomen, over gemeenschappelijke strategieën die ze nastreven. Op die manier zijn ze dus feitelijk kennis aan het delen. Daarnaast probeer ik mensen met elkaar in contact te brengen. Wanneer ons team in Polen ergens een probleem mee heeft, kan ik voorstellen dat het in contact treedt met het team in Tsjechië dat een zelfde probleem heeft gehad. Een derde manier is gebruikmaken van netwerken, waarbij mensen elkaar gaandeweg beter leren kennen en een collegiale relatie opbouwen. In mijn ogen is dat eigenlijk de meest effectieve methode van kennisuitwisseling.

— Alan Clark, SABMiller Europe

Het HPO Center is de sparringspartner voor organisaties die echt een doorbraak willen in het verbeteren van de prestaties. We praten u nooit naar de mond, maar houden u een eerlijke spiegel voor. Gebaseerd op het wetenschappelijk bewezen HPO-gedachtegoed, ingekleurd door robuuste dialogen met uw managers en medewerkers. Heeft u interesse, vragen of wilt u meer weten over onze ervaringen in uw sector? Neemt u dan contact op met Chiel Vink (T. 035-6037007).