Dat de filosofie van het HPO Center ook bij overheidsinstellingen gehoor kan vinden, bewijst de provincie Drenthe. Na een ingrijpende reorganisatie werd daar in 2009 een eerste meting gedaan. Een tweede HPO meting volgde eind vorig jaar. Wat was er verbeterd?

Als publieke organisatie valt het niet mee je te ontworstelen aan de zesjescultuur die er bij veel overheden heerst. Het is niet eenvoudig om als politiek-bestuurlijke organisatie high performance te worden. Toch is dat wel degelijk het doel van de provincie Drenthe, waar in 2007 de hele interne organisatie op z’n kop werd gezet.

“De managementlaag was meer dan gehalveerd en de hele organisatiestructuur was aangepast”, vertelt Roy Vervoort, directiesecretaris bij de provincie. Na de reorganisatie werd een visie ontwikkeld waarin stond dat de provincie meer zou gaan investeren in kwaliteit van management en medewerkers en dat er meer aandacht moest komen voor de verbetering van interne processen, onder de noemer van Het Nieuwe Werken. “Dat is natuurlijk allemaal leuk en aardig”, zegt Vervoort, “maar de grote vraag hierbij was: hoe konden we inzichtelijk maken of dat wat we deden ook daadwerkelijk resulteerde in vooruitgang?”

Het HPO Center kwam met een antwoord op die vraag. Andries Visser, concerncontroller bij de provincie: “Ze gaven een presentatie bij ons waaruit bleek dat er een bijna perfecte match was tussen de pijlers van een High Performance Organisatie en de speerpunten uit onze visie. De diagnose van het HPO Center was dus voor ons een heel passend en exact meetinstrument. En dat spreekt mij als controller natuurlijk wel aan.”

Een zes als vertrekpunt

De eerste diagnose van het HPO Center bij de provincie kwam uit op een min of meer verwachte zes. Alleen op de pijler continue verbetering werd een onvoldoende gescoord, de andere pijlers waren net iets hoger dan een zes. “We waren dus nog een flink eind verwijderd van die 8,5, maar daar hingen we geen waardeoordeel aan. Die zes was voor ons een vertrekpunt”, zegt Vervoort. De focuspunten die uit de diagnose naar voren kwamen waren investeren in de ontwikkeling en scholing van medewerkers en management, in digitalisering en in het nieuwe werken.

Daar gingen ze in Drenthe dus hard mee aan de slag. De ontwikkeling en scholing van management en medewerkers kwam hoog op de agenda te staan en het in het Provinciehuis werd de flexibele werkplek geïntroduceerd, compleet met document- en workflowsystemen. Desondanks waren de resultaten van de tweede meting eind vorig jaar licht teleurstellend. “We kwamen uit op een 6,2. Alle investeringen ten spijt waren we dus slechts tweetiende gestegen.”

Op zoek naar een verklaring

Met de kennis van nu kunnen Vervoort en de andere betrokkenen goed uitleggen waardoor dat komt. “Er is in de afgelopen twee jaar geen moment rust geweest. De verbouwing, maar ook veel bestuurlijke en economische onrust die ook bij ons zijn weerslag vond in bijvoorbeeld forse bezuinigingen, ook op personeel.” Vervoort benadrukt dat hij niet op zoek is naar excuses. Wel zoekt hij naar een nadere verklaring voor de uitkomst van de jongste meting. “We hebben veel geïnvesteerd, maar achteraf kunnen we stellen dat we ons te weinig op een aantal specifieke punten, die uit de HPO-diagnose kwamen, hebben gericht. Misschien wilden we te veel.”

Een hoopgevend punt was de betrokkenheid van het personeel. Was bij de eerste meting de respons slechts iets hoger dan 35 procent – iets meer dan gemiddeld -, bij de tweede meting nam 70 procent van de provinciemedewerkers de moeite de enquête in te vullen. “Onze directeur-secretaris Annette Imhof benadrukte in de verschillende bijeenkomsten met managers en teamleiders steeds waarom zij het belangrijk vond dat medewerkers zich uit zouden spreken en via ons intranet hebben we die boodschap verder verspreid,” verklaart Vervoort de groei.

De betrokkenheid van het personeel blijkt ook uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) dat tegelijk met de tweede meting van het HPO Center werd uitgevoerd. Vervoort: “De resultaten van beide onderzoeken werden tegelijk gepresenteerd. Wat bleek? Bij het MTO waren we een van de bestscorende organisaties in de publieke sector. Dat vonden we opvallend. Mensen zijn dus erg tevreden over hun werk, maar minder over de prestaties van de organisatie. Positief vonden we wel dat mensen dit onderscheid kunnen maken.”

Onderdeel van onze ‘core business’

Na de presentatie van de resultaten van de tweede meting werd een workshop georganiseerd voor alle managers en teamleiders. Volgens de diagnose waren de belangrijkste focuspunten de relatie tussen leidinggevende en medewerkers, prestatie- en actiegerichtheid en het elkaar toestaan fouten te maken. Bij de workshop werd afgesproken dat teamleiders en medewerkers hierover vaker met elkaar in gesprek zouden gaan.

Vervoort: “We willen alleen focussen op de scores van de meting. Maar aan de andere kant: sommige zaken, zoals een goede communicatie tussen teamleiders en hun team, zouden core business moeten zijn, maar zijn dat nog niet. Tot die tijd moeten we het geregeld terug laten komen in bijeenkomsten, en hopen dat het op die manier wél onderdeel wordt van de core business.”

Vervoort vindt het jammer dat niet meer publieke organisaties zich laten diagnosticeren door het HPO Center. “Juist in deze tijden van krapte kun je veel winst behalen door je organisatie structureel te verbeteren. En als andere publiek-bestuurlijke organisaties zich ook langs de meetlat zouden durven leggen, zouden we beter kunnen duiden waarom de ene overheidsorganisatie beter functioneert dan de andere. We zouden veel van elkaar kunnen leren.”

Het tegenvallende resultaat van de tweede meting was een belangrijke les voor de provincie, zeggen Vervoort en Visser. “In al ons enthousiasme en onze wil ons te ontworstelen aan de zesjescultuur hebben we in de afgelopen twee jaar te veel hooi op onze vork genomen. Nu gaan we ons focussen op kwaliteit van management en medewerkers en de samenwerking en we hopen dat we daardoor alle vijf de pijlers positief beïnvloeden. Misschien is minder wel meer.”

Reactie HPO Expert Alex Meingast op de provincie Drenthe case

Na vele HPO-diagnoses in de profitsector heb ik in 2011 en 2012 voor het eerst een diagnose bij een overheidsinstelling uitgevoerd. Na de tweede meting bij de provincie Drenthe is er in vergelijking met de eerste diagnose duidelijk iets veranderd. De gemaakte afspraken in de actieworkshop zijn ditmaal veel beter geborgd en daardoor zijn de focuspunten ook nu, bijna een jaar na het onderzoek, nog steeds agendapunten tijdens de diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Het binnen de provincie Drenthe aanstellen van een dedicated verantwoordelijke met oprechte interesse in het HPO-gedachtegoed, heeft het verschil gemaakt in vergelijking met de vorige keer. Persoonlijk vind ik de provincie Drenthe een organisatie waarin in de nabije toekomst, wanneer wordt vastgehouden aan de focuspunten, op HPO-gebied nog veel van te verwachten valt.